В настоящее время многие компании имеют специальный персонал для ввода данных. Обработка данных может быть долгой и затянутой задачей, включающей просмотр почты, будь то на бумаге или в цифровом формате, и ввод соответствующей информации в систему вручную перед подачей документа в физической форме. Решения сканирования будут выполнять всю эту работу автоматически (за исключением хранения физического документа).
Одним из преимуществ этого является то, что информация, взятая из документов и хранящаяся в них, всегда является точной. С высокой точностью решение для сканирования собирает данные и автоматически преобразует ключевые факты или цифры в удобные для компьютера данные, храня их в интегрированных системах управления бизнесом. На всякий случай большинство вариантов включают в себя сканированную копию исходной информации, чтобы персонал мог вручную проверить любые данные, которые они касаются, могут быть ошибочными.
Другая заключается в том, что затраты на это значительно снижаются. Решение для сканирования не только может выполнять эту задачу намного быстрее, чем персонал, позволяя обрабатывать больше информации, но и обходится дешевле. С внедрением такого инструмента и только лицензионного сбора, необходимого для программного обеспечения и первоначальных инвестиционных затрат, нет необходимости в таком же количестве сотрудников, которые вместо этого могут быть развернуты в другом месте бизнеса, чтобы использовать свои навыки для решения более сложных задач. Таким образом, очевидно, что со временем возврат инвестиций почти гарантирован.